Prix HubSpot: 12 trucs pour économiser sur votre facture

Vous avez sans doute remarqué qu'HubSpot peut rapidement devenir dispendieux. Heureusement, il existe plusieurs façons de s'assurer de payer le juste prix pour la valeur qu'on en retire.

Dans cet article, nous avons regroupé nos 12 meilleurs astuces pour économiser sur votre facture HubSpot 💵
Bénéficiez d'une décennie d'expérience. Bonne lecture!

1. Ne pas accepter le prix listé sur hubspot.com

Premièrement, lorsque vient le temps d'acheter HubSpot, il est important de savoir que le tarif affiché sur hubspot.com est négociable et que dans la plupart des cas le prix sur votre facture ne devrait pas être celui qu'on peut voir dans la section des tarifs du site web de HubSpot.
Il existe plusieurs leviers a votre disposition pour faire baisser le prix au moment de la négociation. Nous couvrons ces leviers dans le présent article. 

2. Utiliser les Hubs gratuits

La tarification de HubSpot peut être tellement complexe pour un non initié, que certaines personnes payent pour des Hubs dont ils n'ont pas nécessairement besoin. 

Avant de payer pour HubSpot, demandez-vous d'abord si les Hubs gratuits peuvent répondre a votre besoin. Tant au niveau du Marketing, de Sales, de Service, du Content ou de Operations, les Hubs gratuits sont complets et facile d'utilisation. Ils peuvent vous permettre de démarrer tranquillement à mettre en place vos processus et vos stratégies et de vous familiariser avec l'écosystème HubSpot avant de payer pour une suite d'outils plus avancés.

Par ailleurs, vous pouvez aussi utiliser les Hubs gratuits pour prioriser les fonctions qui sont pertinentes selon votre croissance actuelle, sans toutefois rester mal outillé dans les autres fonctions.

Disons par exemple que vous êtes dans la situation ou votre entreprise génère déjà beaucoup de leads, mais que votre équipe de vente peine à tous les traiter efficacement.
Alors, il se peut que vous ayez à vous procurer une version payante de Sales Hub afin de scorer les leads pour les prioriser et les assigner automatiquement. Mais aussi pour outiller vos vendeurs et commerciaux afin qu'ils traitent rapidement et efficacement le leads avec les modèles d'emails, des séquences, des documents, des bibliothèques de produits, etc.

Cela n'empêche pas que vous puissiez utiliser le Marketing Hub gratuit pour continuer à générer des leads comme vous le faites déjà, mais que ces leads s'enregistrent automatiquement dans HubSpot et que vos vendeurs puissent voir les engagements marketing sur la fiche de leur contact (interactions avec les courriels, les publicités et le contenu du site web). Ainsi, vous centralisez les opérations de vos équipes dans une seule plateforme de façon à diminuer les actions manuelles pour relayer les prospects du marketing aux ventes. Vous améliorez l'alignement vente-marketing au sein de votre organisation.  

Dans le meme ordre d'idée, si vous avez beaucoup de clients existants à gérer, une version payante de Service Hub vous serait surement utile et vos équipes de vente et marketing pourraient travailler avec les outils gratuits ou moins cher (ex. Starter) des Hubs qui leur sont propre.

Bref, ce qu'il faut retenir est que vous n'êtes pas obligés d'utiliser les 5 Hubs en version Pro ou Enterprise et vous pouvez outiller toutes vos équipes dans un outil commun qui facilite la communication et la collaboration entre les départements tout en calibrant vos investissements en logiciel en fonction de vos priorités et de vos objectifs.
Posez-vous les questions suivantes:

• Devons-nous augmenter notre nombre de leads?
  Si oui, vous avez probablement besoin d'une version payante de Marketing Hub.
• Devons-nous convertir plus de leads en clients?
  Si oui, vous avez probablement besoin d'une version payante de Sales Hub.
• Devons-nous augmenter la satisfaction et la rétention de nos clients existants?
  Si oui, vous avez probablement besoin d'une version payante de Service Hub.
• Devons-nous faciliter la gestion et la création de contenu sur le web?
  Si oui, vous avez probablement besoin d'une version payante du Content Hub.
• Est-ce que les outils d'automatisation, de reporting et de synchronisation de base d'HubSpot sont suffisants pour mon besoin?
  Si non, vous avez probablement besoin d'une version payante de l'Operations Hub.

Tout dépend dans quelle étape de croissance votre entreprise est actuellement, et les objectifs de croissance à moyen terme. Les réponses aux questions précédentes vont varier et peut-être n'aurez-vous pas besoin d'une version payante de tous les Hubs. Il s'agit d'une opportunité d'économie intéressante, car un Hub payé inutilement peut représenter jusqu'a plusieurs milliers de dollars par année.

3. Utiliser les sièges gratuits ou Core

Il est important de noter que tous les utilisateurs de HubSpot n'ont pas besoin d'un siège de vente ou de service. En fait, un utilisateur peut accéder au CRM avec un siège gratuit s'il n'a pas besoin d'un accès de modification, et un siège de base suffira s'il n'a pas besoin des fonctionnalités payantes d'automatisation et avancées telles que les séquences, les modèles d'e-mails, l'attribution en rotation ou la bibliothèque de documents.

Ainsi, vous pouvez avoir 5 utilisateurs payants de Sales Hub ou Service Hub dans votre équipe et 10, 20 ou 30 utilisateurs accédant à HubSpot chaque jour sans payer ou en payant moins avec un siège de base.

Savoir qui doit faire quoi pour déterminer quel type de siège ils nécessitent est essentiel pour économiser beaucoup d'argent. La mauvaise approche ici est d'accorder le même type de siège à tous les utilisateurs juste pour éviter de se plonger dans les détails de ce que fait chaque siège.

4. Acheter au bon moment

Comme dans toute entreprise publique en croissance, l'équipe de vente de HubSpot a des objectifs mensuels, trimestriels et annuels à atteindre. Ainsi, si vous voulez avoir plus de marge de négociation, il est toujours mieux de discuter de prix avec les représentants des ventes chez HubSpot à la fin d'un mois, d'un trimestre ou de l'année. Si les objectifs ne sont pas atteints, ils ne voudront pas vous perdre et vous aurez sans doute une belle surprise.   

5. Acheter plusieurs Hubs À la fois

Plus vous achetez de Hubs d'un seul coup, plus vous avez de chances d'obtenir un pourcentage de rabais intéressant sur votre facture. Donc, si vous prévoyez avoir besoin d'un Hub au premier trimestre, d'un second Hub au second trimestre et d'un troisième Hub dans le troisième trimestre, cela pourrait vous revenir moins cher de les acheter tous au premier trimestre plutôt que de les acheter un à la fois sans rabais.

Évidemment, le conseil d'un partenaire HubSpot certifié comme Auxilio peut vous aider à mettre en place un plan d'implantation par phases afin de choisir les bons Hubs en fonction de vos besoins.

6. Payer annuellement

Il est possible de payer HubSpot mensuellement, trimestriellement, semestriellement ou annuellement. Plus vous choisissez une longue période entre vos paiements, plus vous économisez. Si vous avez un flux de trésorerie qui vous permet de payer pour l'année à venir, ça vaut définitivement la peine ! Il s'agit d'un des leviers de négociation qui donne le plus de pourcentage de rabais sur la facture finale.

7. S'engager pour une longue période

Le contrat de base d'utilisation de HubSpot est d'un mois pour les Hubs Starter et d'un an pour les Hubs Pro et Enterprise. Cependant, si vous voulez économiser beaucoup d'argent, vous pouvez signer un contrat sur une période plus longue (2 ,3, 4 ans).

Si vous vous apprêtez à faire une implantation Pro ou Enterprise, cela peut définitivement valoir la peine puisqu'on ne change pas de plateforme CRM à tous les ans. Habituellement, une entreprise s'investit tellement dans ce genre projet qu'elle garde les mêmes outils pendant plusieurs années, alors aussi bien économiser! 

8. Bénéficier du programme pour Startups

Le programme HubSpot for Startups est le meilleur moyen d'économiser sur les tarifs de HubSpot.

En effet, si votre entreprise est une Startup qui répond aux critères suivants:

• Avoir levé moins de 2 millions en financement,
• Être membre ou alumni d'un accélérateur, incubateur ou investisseur en capital-risque qui est HubSpot for Startups Partner.

Vous pouvez bénéficier des rabais suivants:

Si votre entreprise a levé plus de 2 millions en financement, mais que vous êtes, au plus haut stade de la Série A de votre financement, vous êtes éligible aux rabais suivants:

Vous aimeriez bénéficier de ce rabais, mais votre accélérateur, incubateur ou investisseur en capital-risque n'est pas HubSpot for Startups Partner? Aucun probleme! L'organisme peut candidater pour le devenir et ensuite vous serez en mesure de bénéficier du rabais.

Consultez la liste complète des HubSpot for Startups Partner ici.

10. Garder votre base de contacts propre

Il est important de garder votre base de contacts propre dans le CRM HubSpot afin de réduire les coûts liés au nombre de contacts. En effet, le tarif du Marketing Hub est basé sur le nombre de contacts enregistrés dans votre base de données.
Si vous ne faites pas régulièrement le ménage de vos contacts, vous risquez de payer pour des contacts inactifs ou obsolètes, ce qui représente un coût important. Il est donc essentiel de mettre en place une stratégie de nettoyage de vos contacts en supprimant ceux qui ne sont plus pertinents ou qui ne répondent pas à vos critères de qualification, en fusionnant les doublons ou bien en changeant leur status à "contact non-marketing".
Cela vous permettra d'optimiser votre utilisation du CRM HubSpot et de réduire vos dépenses.

Consultez notre guide pour faire le ménage de votre CRM HubSpot.

11. Faire une évaluation juste de votre nombre de "Marketing contacts"

Si vous êtes clients du Marketing Hub ou envisagez de l'être, évaluez correctement votre nombre de "contacts marketing" aura un impact significatif sur votre facture HubSpot. Il est inutile que tous vos contacts soient des "marketing contacts".

Posez-vous la question:

Qui sont les contacts à qui nous voulons envoyer des courriels ou diffuser des publicités en retargeting?

Pensez en termes de critères d'inclusions et d'exclusions:

Ensuite, vous pouvez mettre en place un workflow dans HubSpot pour identifier automatiquement le status des contacts à "Marketing" ou "Non-marketing" à partir de ces critères.

12. Travailler avec un partenaire HubSpot certifié

Travailler avec un partenaire HubSpot certifié comme Auxilio peut vous aider à obtenir un meilleur ROI de votre aventure HubSpot, et d'avoir plus de marge de négociation.
Voici les 4 raisons principales:

12.1 Bien évaluer votre besoin

Comparativement aux représentants des vente chez HubSpot qui ne pensent qu'à leur commission (c'est normal, ce sont des vendeurs!), et qui ne prendront pas le temps de faire une analyse détaillée de votre situation pour vous conseiller les bons produits, un partenaire HubSpot comme Auxilio peut vous aider à faire un diagnostic complet de votre situation avant d'acheter HubSpot et vous conseiller sur les versions des Hubs (Free, Starter, Pro, Enterprise), le nombre de sièges payants, le nombre de "marketing contacts" et les extensions dont vous avez réellement besoin.

Chez Auxilio, ce diagnostique consiste en la première étape de notre processus de travail: 

Le plus merveilleux est que, si vous êtes au Québec, cette étape peut être financée jusqu'à 90% par l'un des nombreux programmes de subventions disponibles au Québec et au Canada.
En France ou ailleurs dans la monde, il existe aussi des subventions qui aident à implanter des solutions digitales. Renseignez-vous !

12.2 Soyez dispenser des frais de "onboarding"

Les Hubs Pro et Enterprise sont assujettis à des frais initiaux de mise en place qui peuvent être crédités si vous travaillez avec un partenaire HubSpot. Plutôt que d'être accompagné de façon générique par des employés d'HubSpot vous serez accompagné par des consultants experts qui chercheront à comprendre votre vrai cas d'usage et de votre modèle d'affaires pour vous conseiller vraiment les bons Hubs, avec les bons plans.

12.3 Négocier habillement le prix Hubspot

Au courant de votre vie, vous allez acheter un CRM une ou deux fois tout au plus.
Nous achetons et négocions avec HubSpot plusieurs fois par mois depuis plus de 10 ans. Laissez-nous vous faire profiter de notre expérience. On se fera un plaisir de vous dire ce qui est une bonne offre et, au contraire, celle qui mérite plutôt de demander un peu plus de flexibilité de la part du représentant des ventes HubSpot.

12.4 Éviter les erreurs coûteuses

Vous n'implanterez HubSpot qu'une seule fois -ou presque- dans votre vie. Nous avons la chance d'aider des dizaines d'entreprises à le faire depuis plus d'une décennie.
Évitez vous les erreurs que nous avons déjà fait et gagnez du temps et de l'argent en bénéficiant de notre processus d'implantation éprouvé. Cela ne vous fera pas économiser sur votre facture directement mais vous permettra d'obtenir un ROI positif plus rapidement et justifiera vos budgets pour optimiser HubSpot dans des phases subséquentes.

C'est déjà tout

Merci d'avoir lu ces 12 trucs qui sont le fruit de nos années d'expérience à travailler avec HubSpot.
En espérant qu'ils vous aideront à économiser sur les coûts de HubSpot.
N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez l'avis d'expert HubSpot quand à votre facture HubSpot. On peut vous aider à économiser !