Faites le grand ménage dans votre CRM HubSpot en 24H

Ranger, nettoyer, jeter, trier... Vous connaissez le ménage de printemps, ou d'hiver pour les plus téméraires ? 
Vous devez aussi faire le ménage dans votre CRM, une à deux fois par an pour garder vos données propres et utilisables.
En fait dans l'idéal il faudrait le faire tous les trimestres, mais on sait que vous êtes très occupé.e.

Une liste de données de contacts et d'entreprises se dégrade de 2 à 3 % par mois. Soit une dégradation de votre CRM de 30 % d'une année sur l'autre*. 😲😲

*Source: ZoomInfo
Et oui, ce n'est pas une blague, votre CRM c'est comme votre machine à laver, si vous ne l'entretenez pas, au bout de quelques années, il va doucement périr. 
Ou alors, sans ménage régulier, il vous faudra passer des semaines, voire des mois à faire un énorme ménage 🚯

Nettoyez la base de votre structure de données dans le crm hubSpot

La structure de données dans votre c'est : 

• Vos objets natifs (contacts, compagnies, tickets, etc) et personnalisés si vous en avez ("custom object"),
• Vos propriétés pour chaque objet,
• Vos associations entre chaque objet.

Passez en revue tous ces éléments qui sont essentiels pour une bonne utilisation de votre CRM. 
Posez-vous les questions suivantes pour chaque élément: 

• Est-ce vraiment utile pour mon entreprise ? (utilité pour votre modèle d'affaire)
• Est-ce que cet élément contient de l'information ? (info vide ou remplie ?)
• Est-ce que cette information est unique ? (éviter les doublons)
• Est-ce que je peux me servir de cette information pour mettre en place des actions ? (fiabilité de l'information)

HubSpot offre une fonctionnalité vraiment intéressante pour avoir une visibilité de sa structure de donnée. C'est le "Data Model Overview" (Accédez ici : https://app.hubspot.com/data-model-overview/YOUR_HUB_ID/)  Super intéressant pour voir toutes vos données inter-reliées. Ci-dessous un exemple.

Supprimez les doublons en quelques clics dans votre crm hubspot

Vous n'êtes sans doute pas les seuls à vous retrouver avec 436 contacts en doublon !
Pour éviter ça, il faut une maintenance récurrente afin de fusionner vos contacts. Il en est de même pour les compagnies. 

Le mieux est de fixer des règles en interne auprès des utilisateurs du CRM HubSpot pour faire en sorte que chaque fois qu'un doublon est repéré, alors il faut le fusionner immédiatement (bien pratique dans HubSpot, ça se fait en 2 clics). 

Pour identifier les doublons et les merger en un seul coup d'oeil 👀, voilà une fonctionnalité qui est révolutionnaire: Le "Data Quality Command"

Le "Data Quality Command" est une fonctionnalité incluse dans l'Operations Hub, à partir du plan Professionnel. Voilà à quoi ça ressemble 👇

Et là vous allez me dire: Mais j'ai pas l'Operations Hub, je fais comment ?

Vous pouvez simplement aller sur le bouton "Actions", Puis "Gérer les doublons" sur vos contacts et vos compagnies, voilà les liens pour vous y rendre:

1. Faire le ménage des doublons de contacts
   Accédez ici : https://app.hubspot.com/duplicates/YOUR_HUB_ID/contacts
2. Faire le ménage des doublons de compagnies
   Accédez ici : https://app.hubspot.com/duplicates/YOUR_HUB_ID/companies

gérez le manque d'informations dans vos propriétés et supprimez celles qui ne servent à rien

Bah oui, faut pas avoir peur de supprimer des choses qui ne servent pas. Évidemment, il faut d'abord vous assurer que la propriété est vide. Rendez-vous dans vos paramétrages, et parcourez les propriétés de chacun de vos objets. 

📌 Bon à savoir: Vous  ne pouvez pas supprimer les propriétés natives dans HubSpot, donc essayez de vous en servir au maximum au lieu de créer des "custom properties".

Pour faire le ménage rapidement dans vos propriétés, vous pouvez faire des rapports de données (partie reporting) pour voir combien de propriétés sont inconnues (filtrer sur "unknown").

Mais ce n'est pas tout ! Avec Operations Hub Pro et ces actions de workflows avancés vous pouvez corriger automatiquement les erreurs dans vos données.

Faites le tri dans vos outils connectés au crm hubspot

Comme un CRM ne vit pas seul, vous avez sans doute des outils connexes comme:

• outils de téléphonie, 
• outils de gestion de projet,
• médias sociaux connectés,
• outils publicitaires,
• outils de SEO,
• outils de facturation, 
• etc.

Faites le tour et regardez lesquels vous servent vraiment. 
Vous serez sans doute surpris de voir un ou deux outils traîner là, mais sans grande utilité au quotidien. Pour éviter d'alourdir les appels APIs entre HubSpot et l'outil, n'hésitez pas à le déconnecter. 

Revoyez aussi les paramétrisations de vos outils, à savoir si les synchronisations avec HubSpot sont bien faites, si les bonnes données remontent dans un système et/ou dans l'autre. À faire, dans les paramétrage des applications connectées, accédez ici : https://app.hubspot.com/integrations-settings/YOUR_HUB_ID/installed