Transformation numérique & entreprise technologique, 5 pièges à éviter

“La vie est faite d'obstacles" voilà ce que vous répétait votre grand-père. Et vous l’avez bien compris le jour où vous avez monté une entreprise ou décidé de gérer une équipe.
Il y a des pièges partout et des erreurs qu’on aimerait mieux connaître avant de se lancer.

En ce qui concerne la transformation digitale, numérique, ou “digitalisation”, appelez ça comme vous voulez, c’est exactement la même chose ! C’est un chemin semé d'embûches qui vous attend. Alors on préfère vous éviter de tomber dedans. C’est pourquoi cet article vous donne quelques conseils sur les grands pièges à éviter avant de vous lancer dans un projet de transformation digitale. “Une personne prévenue en vaut deux !” 

“Le monde est un repère semé de pièges et d'embûches.”

📌 Définition : Transformation numérique

La transformation numérique est le processus d'intégration de la technologie numérique dans tous les aspects de l'entreprise, nécessitant des changements fondamentaux en termes de technologie, de culture, d’opérations et de création de valeur. Pour profiter au mieux des technologies émergentes et de leur rapide expansion dans les activités humaines, une entreprise doit se réinventer en transformant radicalement tous ses processus et modèles.
Source : Hewlett Packard Enterprise

Piège 1 : Croire que la transformation digitale n’est pas pour les entreprises technologiques

“Moi je suis une entreprise qui vend un SaaS, vous imaginez bien que ma transformation digitale est faite depuis longtemps !” N’allez pas nous faire croire que la transformation numérique “c’est pour les autres”. C’est un sujet qui concerne tout le monde et surtout toutes les entreprises techno du monde. Bien souvent vu comme un sujet de fond car les produits ou services vendus sont technologiques, cette triste réalité laisse beaucoup de TPE, PME et même de grands groupes, se faire dépasser par les événements.

On dit souvent que ce sont les cordonniers les plus mal chaussés, et c’est bien le cas aussi pour les entreprises technologiques.

• Vous avez toujours un CRM sur Excel ?
• Vous envoyez encore vos info-lettres à partir de listes dans Gmail ou Outlook ?
• Votre système comptable n'est pas intégré à votre CRM. Pas plus que votre outil pour faire des webinaires?
• Vous visualisez encore vos données dans 12 outils différents et mettez 3 jours à faire des rapports où la marge d’erreur frôle les 90% ?
• Vous demandez encore à votre agence web de vous développer une bannière supplémentaire sur votre site web ?

Certains d’entre vous se reconnaissent, et d’autres non (heureusement !).Mais il n’est jamais trop tard pour changer et mettre son entreprise au diapason. Autant que la transformation digitale ne concerne pas que les outils technologiques que vous utilisez mais bien davantage.

Piège 2 : Limiter la transformation numérique à des outils ou à des technologies

Installer un projet durable de transition numérique ne veut pas dire qu’il s’agit uniquement de l’implémentation de logiciels ou de tout autre outil technologique.
La transformation digitale va bien au-delà des outils de travail, c’est avant tout un renouveau dans la manière de penser les processus, dans l’approche de votre produit ou service et même parfois un changement d’orientation dans votre modèle d’affaire.

En premier lieu, avant de penser à adopter des outils technologiques, il vous faut donc orienter la transformation vers de nouvelles pratiques, vers l’innovation, une organisation plus agile pour répondre aux exigences du marché soit une nouvelle culture basée sur de nouvelles valeurs. Les outils et les technologies viennent ensuite en appui aux choix de transformation et non l’inverse.

La transformation numérique est avant tout une remise en cause de votre modèle, de votre organisation, de vos pratiques et de votre culture.

Ne prenez pas peur !
On vous voit venir “Moi mon modèle d’affaire me va très bien et j’ai une culture d’entreprise saine à laquelle tout le monde adhère, pourquoi je changerais ?!” On ne vous dit pas de TOUT remettre en question. Il faut y aller petit à petit. Votre “socle” initial, la raison d’être de votre entreprise ne va pas changer du tout au tout. Néanmoins, il faut commencer par de petites évolutions, comme :

• Dans les méthodes de travail : la manière de tenir une réunion par exemple ou de faire des entretiens avec vos salariés.
• Dans les processus organisationnels : vos procédés de vente, le travail quotidien entre vos équipes marketing et vos équipes de vente ou bien les processus de résolution de problèmes pour votre service client et vos équipes techniques.
• Dans les pratiques des employés : faire évoluer les pratiques de communication entre équipe, noter et sauvegarder l’information pour qu’elle soit accessible à tous et cohérente, encourager la traçabilité du travail pour permettre une continuité, etc.

Le but est vraiment de mettre en place une évolution, au rythme de votre organisation et de ceux qui la composent, pour tendre à une nouvelle “forme de travail” qui s’adapte aux pratiques du marché et à l’évolution des mœurs.

Piège 3 : Procéder à une transformation numérique de tous vos services en même temps

On ne vous dit pas qu’il faut que votre service Compta ou RH reste avec ses gros classeurs et cahiers, ses feuillets et sa vieille calculatrice (oui c’est un cliché !). Non. On vous dit simplement qu’il faut faire les choses étape par étape.

L’erreur commune est de partir bille en tête en se disant que tous vos services vont être aptes à changer en même temps. Nombreux CEO et dirigeants pensent que toutes les personnes affectées par un projet de transformation s’adapteront aux changements au même moment et au même rythme.

En réalité, chacun prend le temps qui lui est nécessaire pour s’adapter à la nouveauté et accepter la remise en cause de l’existant. La terminologie "Résistance au changement” est certainement loin de vous être inconnue. C’est dans ce genre de projet que la résistance au changement peut provoquer de gros dégâts à l’échelle de l’entreprise, et à l’échelle personnelle, si elle est mal gérée.

Vous devez d’abord identifier les différents segments de votre structure qui sont concernés par une transformation selon différents axes :

• leur capacité d’adaptation du service : Certains services sont plus frileux que d’autres en fonction de critères variés : âge, année d'expérience, cohésion, personnalités, etc.
• les objectifs d’affaires de l’équipe concernée : Si les objectifs sont très élevés sur une équipe, vous avez conscience que le changement va certainement freiner les résultats pour commencer, ce n’est peut-être pas le bon moment.
• Le rôle de chaque membre de l’équipe dans ce projet : Il vous faut un référent, une ou deux personnes que vous engagez davantage dans le projet.

Assurez-vous que tous les acteurs du changement reçoivent les bonnes informations, le soutien et la motivation nécessaire, dans un temps adapté.

L’idée est d’éviter les frustrations et faire prendre au maximum le projet. Si vous trouvez des “leaders”, des gens qui ont envie, investissez-les et donnez leur les moyens (temps, formations, récompenses financières, etc) pour qu’ils rassemblent autour d’eux sur ce projet de transformation numérique.

Si vous n’avez personne en interne pour prendre ce rôle, alors pensez à faire appel à des forces extérieures (sociétés de consultation, agences, formations, etc). Il faut savoir bien engager et suivre correctement un si gros projet de transformation numérique pour qu’il réussisse et que tout le monde en tire parti.

Piège 4 : Ne pas avoir de plan avant d’aborder la transformation numérique dans votre entreprise

La transformation numérique est différente pour chaque entreprise, il n’existe pas de formule miracle pour la mettre en place et assurer sa réussite. Néanmoins une chose est certaine, c’est que c’est un lourd projet qui a besoin d’être réfléchi et organisé. Voici quelques étapes clefs :

Faites un plan des éléments à transformer

• Pensez bien à la manière dont vous souhaitez évoluer.
• Par où souhaitez-vous commencer ?
• Déterminez les processus à changer pour atteindre vos objectifs.
• Identifiez les ressources à disposition qui peuvent être consacrées à cette transition.
• Modifiez la priorité de certains de vos projets (Oui, vous n’allez pas pouvoir tout mener de front ! Et ne remettez pas ce projet à plus tard. Il faut y aller !)
• Identifiez les freins qui pourraient nuire au processus de transformation numérique et trouver des solutions à mettre en place au préalable (mieux vaut anticiper !)
• Déterminez un calendrier progressif pour arriver à atteindre vos objectifs.
  

Organisez l’adhésion de vos salariés autour du projet

Ce processus peut être compliqué car les nouveaux modèles viennent “déranger” les modèles plus traditionnels. Certains de vos salariés seront plus à l’aise avec ce nouveau modèle, et d’autres moins.

La transformation numérique doit se faire accepter. Il est nécessaire d’accompagner le changement et les personnes qui le mettront en place. Seul on arrive à rien.

• Communiquez sur les gains concrets que cela apportera dans le quotidien de chacun.
• Prouvez l’utilité de cette transition par des chiffres, des schémas, des dessins, etc.
• Demandez-leur, leurs avis, faites les participer. Vos salariés ne doivent pas être spectateurs mais acteurs du changement.
• Soulevez les freins, les peurs, les objections (en vous y préparant).
• Donnez leur les ressources nécessaires pour se sentir investi de cette mission et réussir ensemble : Formation, outils, accompagnement, etc.
• Donnez un sens à ce projet “Si on évolue aujourd’hui, c’est pour mieux réussir demain. On fera davantage de chiffre d'affaires en faisant évoluer nos pratiques, et ça c’est bénéfique pour tout le monde !”.

Cartographiez la technologie existante pour la faire évoluer

Conserver des “veilles” technologique a un côté -faussement- réconfortant : Tout le monde sait s’en servir, vous connaissez le prix, c’est utile dans la mission, etc. Cependant faire évoluer des technologies trop vieillissantes n’est pas une bonne pratique dans un projet de transition digitale.

L’idée de faire évoluer indéfiniment une “ancienne” technologie dans votre entreprise, par confort, est une mauvaise pratique. C’est très onéreux, énergivore et complexe. 

Souvent ces technologies ne sont plus rentables, elles n’offrent pas de fonctions adéquates au marché actuel, elles disparaissent parfois d’un coup au profit d’un tout nouvel outil, etc. Trop d’inconforts finalement ! Cela peut paralyser votre entreprise dans son ensemble.

• Cartographiez vos machines, vos outils, vos logiciels, vos engins quels qu’ils soient.
• Identifiez les priorités à changer (selon vos objectifs, vos budgets, etc).
• Formez et accompagnez les salariés sur les nouveaux outils.

Raisonnez intelligemment, les nouvelles technologies sont globalement plus faciles à utiliser, plus performantes et elles offrent une meilleure expérience aux clients et aux employés. Vous ne ressortirez que gagnant !

❓La migration des ressources et des données, ça se passe comment dans la transformation digitale❓

Un grand stress de beaucoup de dirigeants ou chefs d’équipe, et même allant jusqu’aux opérationnels, c’est de perdre des données lors du changement de technologie, ou de perdre un savoir-faire, une compétence, une ressource humaine, etc.
Il est indispensable dans cette phase de “migration” quel que soit l’outil, de vous faire accompagner. Combien d'entreprises se sont lancées seules et se sont retrouvées à pleurer sur des ressources perdues ? Beaucoup trop !
La meilleure transition numérique est celle qui se fait accompagner.

Piège 5 : Attendre le “bon moment” et foncer seul

Le “bon moment” est différent selon le point de vue de chacun. Ce que vous penserez être le bon moment, sera le mauvais pour certains et inversement. Gardez en tête que votre transformation digitale est pleinement intégrée à votre stratégie d’entreprise, il n’y a donc pas un moment particulier qui soit bon ou mauvais finalement, il n’y a que des étapes à franchir à petits pas.

Il n’y a pas de moment idéal, il n’y a que des moments opportuns pour attaquer votre transformation numérique.

Intégrer cette transition numérique à votre culture interne et votre stratégie permet de mobiliser plus globalement et d’assurer le soutien de toutes les parties prenantes, et même des plus hautes instances (comité de direction, actionnaires, fonds d’investissement, etc).
La transformation c’est la capacité à s’adapter à l’imprévisible et à mettre les hommes et les femmes, qu’ils soient collaborateurs, clients ou fournisseurs, au centre des démarches !

D’un autre côté, outre le momentum, ne pensez pas y arriver seul comme un valeureux chevalier. La plupart des structures se font accompagner dans la transformation numérique car lorsqu’il s’agit d’un tel projet pour l’organisation, s’il est mal géré, les conséquences peuvent être relativement désastreuses (perte de données, démobilisation des troupes, confusion dans les processus, mauvaise information, résultats en baisse, etc).

Se faire accompagner dans sa transformation est un facteur de réussite. Il faut savoir faire intervenir des consultants pour progresser très vite en maturité sur des sujets lourds. Cette étape de transformation n’est que la première phase d’une série récurrente de transformations où l’expertise permet de faciliter l’agilité, la cohésion et la prise de décision.

CONCLUSION

Toutes les entreprises, qu'elles soient grandes, moyennes ou petites, quel que soit leur secteur d’activité, redoutent le changement. Non pas parce qu’il est mauvais (bien au contraire !) mais parce qu’il nécessite de l’énergie, de l’organisation et de la mobilisation à tous les niveaux. Pourtant un des projets majeurs de notre siècle est celui de la digitalisation, celui de la transition vers le numérique, pas seulement dans les outils mais aussi et surtout dans les processus organisationnels et les pratiques culturelles. Il s’agit-là de remplacer vos interactions traditionnelles par des expériences nouvelles.

Souvent les entreprises se voient imposer cette transition numérique. Elles ne font malheureusement pas le plein choix de le faire. Se retrouver au pied du mur n’est jamais bon en affaires ! Une entreprise qui choisit le changement et s'adapte à un modèle plus agile est largement mieux armée pour réussir. En effet, engager une transformation numérique signifie prendre en considération tous les aspects d'une organisation et réfléchir à leur modernisation afin qu’elles puissent continuer à évoluer en même temps que la technologie.

Voici quelques pistes pour entamer ou continuer votre transition :

1. Améliorez vos processus : Les nouvelles technologies vous permettent d'automatiser les processus les plus simples pour retirer les intermédiaires des processus plus complexes. Vous êtes ainsi plus agiles, vous pouvez capitaliser sur vos ressources humaines.
2. Trouvez de nouvelles sources de revenus : Certaines opportunités qui ne vous étaient peut-être pas accessibles avant, sont devenues possibles maintenant grâce aux technologies émergentes et à leur “démocratisation”.
3. Mettez en place des expériences plus personnalisées et plus attrayantes pour vos clients : Les clients d’aujourd’hui s'attendent à ce que vous les écoutiez et ce que vous répondiez à leurs besoins spécifiques. Il faut leur offrir une expérience unique et vous placer en tant qu’expert qui les accompagnent tout au long de leur vie. Une marque n’est plus associée à un simple produit ou service vendu mais à bien plus !

faq sur la transformation digitale pour les entreprises Technologiques

Suis-je “obligé” de transformer numériquement mon entreprise alors que tout fonctionne bien présentement ?

Il n’y a aucune obligation si ce n’est celle d’être rentable pour toute entreprise, sinon vous seriez probablement une association à but non lucratif ! Personne ne vous “obligera” à suivre un processus de transformation numérique. Néanmoins il vaut mieux y penser quand même, plutôt que d’arriver à un moment compliqué où vous vous rendez compte que vos produits ou services ne sont plus adaptés au marché, que vos résultats chutent, que vos concurrents ont adopté de nouveaux positionnements ou encore que vos clients finissent par se plaindre et partir.
Réfléchir à une transformation ce n’est pas forcément devoir passer à l’action tout de suite. C’est faire un plan intelligent pour y aller progressivement et intégrer ce plan à votre stratégie d’entreprise.

Comment trouver les bons outils pour transformer mes processus ?

Il existe un tas d’outils, de machines, de logiciels technologiques. On vous conseille de cartographier l’existant et de prioriser selon vos besoins. N’oubliez pas que toutes les ressources liées aux outils (êtres humains, data et autres) auront besoin d’être adaptées et, elles aussi, d’évoluer. Il existe plusieurs sites qui vous permettent de comparer les outils technologiques dans votre domaine. Allez voir les notes, les commentaires, demandez autour de vous, faites vos propres comparatifs, voyez comme cela s’intègre dans votre organisation, combien cela coûte et sur quelle période l’outil sera pérenne, etc.
Il faut surtout prioriser ! Vous ne pourrez pas tout avoir. “On ne fait pas rentrer des ronds, dans des carrés”, il vous faudra faire des choix et des non-choix.

Par où commencer ma transformation digitale ?

Commencez par vous poser, choisissez quelqu’un qui pourra vous accompagner, puis faites un plan. Ne partez pas comme une furie en vous disant “Le mois prochain, on y va !”. Mesurez bien vos ressources et engagez vos collaborateurs. Trouvez des “team leaders” qui viendront en appui pour déployer la transition. Fixez-vous des grandes étapes et gérer cela comme étant un projet entièrement intégré à vos axes stratégiques et vos objectifs d’affaires.

Dois-je me faire accompagner pour entreprendre la transformation numérique ?

Oui, oui et oui ! On ne le répétera jamais assez, c'est un projet “structurel” pour votre entreprise qui nécessite d’être accompagné par des experts. L’avantage d’un expert externe tel qu’un consultant ou une agence est, au-delà de l’expertise, sa position externe qui vous aidera à bien dérouler votre projet en interne. Il vous aidera à suivre les bonnes pratiques, à avancer correctement dans le projet et à apporter de la légitimité auprès de vos collaborateurs. Un expert connaît les grandes étapes d’implémentation et surtout il connaît bien les pièges à éviter ! Il vous fera gagner du temps, de l’argent, de l'énergie et permettra que le projet aboutisse de manière agile et fluide.

Pour aller plus loin: 

• Comment Alcumus Cognibox, une PME en croissance, a procéder pour une transition numérique en douceur
• Top 3 des défis des leaders et comment un logiciel CRM peut aider
• Intégration CRM: Les coûts cachés d'aucune source unique de vérité 

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